Bankovní operace

OBSAH

1. Obecně o agendě

1.1. Popis agendy

1.2. Funkční struktura

2. Příkazy k úhradě

2.1. Rozpracovaný příkaz

2.1.1. Závazky z podvojného účetnictví

2.1.2. Závazky z jednoduchého účetnictví

2.1.3. Závazky z mezd

2.2. Vystavené příkazy

2.3. Pomocné operace

3. Zpracování výpisů

3.1. Převzetí dat výpisu

3.2. Tisky ze souboru výpisů

3.3. Hromadné uplatnění položek

3.4. Individuální uplatnění

3.5 .Hromadné zúčtování mezd

3.6. Rušení (archivace) výpisů

3.7. Archiv výpisů

4. Roční uzávěrka

5. Číselníky

5.1. Vlastní bankovní účty

5.2. Sumarizační účty

5.3. Periodické platby

5.4. Servisní akce

6. Zavedení agendy

6.1. Instalace agendy

6.2. Nastavení programu

6.3. Pod?… formáty převzatých souborů

1. OBECNĚ O AGENDĚ

1.1. Popis agendy

Agenda BAN6 je součástí modulárního distribuovaného systému MILESOFT, určeného pro malé a střední firmy.

Agenda umožňuje uživateli vystavovat příkazy k úhradě, jejich předávání bance a zpracování bankovních výpisů převzatých jako soubor elektronických dat.

1.2. Funkční struktura

Následující schéma zachycuje základní funkční členění agendy a zároveň znázorňuje způsob

větvení činnosti pro výběr uživatele v nabídkových oknech.

Příkazy k úhradě

Rozpracovaný příkaz

Závazky z podvojného účetnictví

Závazky z jednoduchého účetnictví

Závazky z mezd

Vystavené příkazy

Pomocné operace

Zpracování výpisů

Převzetí dat výpisu

Tisky ze souboru výpisů

Hromadné uplatnění položek

Individuální uplatnění

Hromadné zúčtování mezd

Rušení (archivace) výpisů

Archiv výpisů

Roční uzávěrka

Číselníky

Vlastní bankovní účty

Sumarizační účty

Periodické platby

2. PŘÍKAZY K ÚHRADĚ

2.1. ROZPRACOVANÝ PŘÍKAZ

Tento programový blok obsahuje další výběrové menu, jehož volby umožňují výběr faktur do příkazu a veškerou běžnou manipulaci s připraveným příkazem až do jeho vystavení.

Faktury ze souboru závazků lze do příkazu vybrat několika možnými způsoby. Bez ohledu na vybraný způsob NEJSOU do příkazu vybírány:

faktury s blokací (tj. s pozastavenou splatností)

faktury stornované

zcela uhrazené faktury

2.1.1. Závazky z agendy účetnictví

Vybrané faktury jsou doplněny do právě otevřeného příkazu. Pokud již příkaz nějaké faktury obsahuje, lze rozhodnout, zda bude stávající příkaz o nově vybrané rozšířen či nikoliv.

Prohlížení

Příkaz lze prohlížet, lze opravovat některé položky faktur v příkazu, rušit jednotlivé faktury nebo příkaz jako celek. Příkaz můžete vytisknout některým z „cvičných tisků“ – obsahující kromě údajů pro vlastní příkaz ještě interní číslo faktury a název dodavatele a nejsou určeny pro banku.

Pro „ostrý“ bankovní příkaz k úhradě jsou připraveny tři typy formulářů:

TYP A je zjednodušený tisk příkazu bez rámečků a nemá uspořádání obvyklé u používaných tiskopisů.

TYP B a C jsou formálně stejné a odpovídají obvykle používaným tiskopisům. U typu C jsou faktury rozděleny do několika příkazů podle data splatnosti pro banku (to je, pokud nebylo opraveno, stejně jako datum faktury).

Rozhodnutí pro některý z typů není jen věcí uživatele, ale je nutno zjistit zda konkrétní pobočka banky nebude mít námitky proti používanému způsobu tisku příkazu. Pokud neuspějete ani s jednou z nabízených možností, obraťte se na autory programu – upraví zakázkově tisk dle požadavků pobočky.

Výběr ……

Úpravy příkazu ….

Rozšíření zápisem …

Periodické platby …

Likvidace příkazu ….

Tisk příkazu ..

Ostrým tiskem není příkaz ještě vystaven (uzavřen) a lze s ním provádět všechny operace nabízené v menu.

Uzavření příkazu

Teprve volbou uzavření příkazu dojde k zápisu údaje o vystavení do souboru faktur a současně k záznamu do souboru vystavených příkazů. Ihned po uzavření je otevřen nový prázdný příkaz s číslem o jednu vyšším než bylo číslo naposledy uzavřeného příkazu. Číslování je automatické a každý rok začíná od čísla 00001 kde RR je koncové dvojčíslí roku.

Před uzavřením příkazu se kontroluje, zda byl od poslední změny vytištěn některým z ostrých tisků – pokud je, není povoleno.

2.1.3. Závazky z agendy mzdy ……….

2.2.VYSTAVENÉ PŘÍKAZY

Opravy příkazů vystavených …

Příkazy vystavené v roce

Soubor vystavených příkazů obsahuje všechny vystavené příkazy (tj. i dodatečně zrušené - viz "POMOCNÉ OPERACE") a je rozdělen na část obsahující příkazy vystavené v běžném měsíci a archiv vystavených příkazů. Příkazy obou skupin lze prohlížet a dohledávat tak v případě potřeby historii úhrady jednotlivé faktury. Nouzově lze opakovaně vytisknout libovolný příkaz, ale pouze zjednodušeným způsobem.

Prohlížení archivu

Přikázané faktury jsou v prohlížení souborů závazků označeny číslem příkazu a je vyznačeno, jaká částka už byla přikázána.

Opakovaný tisk dokladu

Nouzově lze opakovaně vytisknout libovolný příkaz, ale pouze zjednodušeným způsobem.

Export příkazu

2.3. POMOCNÉ OPERACE

Menu obsahuje několik voleb, které se týkají faktur zatím ne zcela uhrazených nebo již vystavených příkazů.

Jednotlivé faktury nebo celé skupiny závazků lze "zablokovat" proti výběru do příkazu - bude dočasně zakázáno takové faktury hradit. "Dočasně" znamená "až do doby než" budou buď individuálně nebo opět hromadným výběrem uvolněny k placení. Tato blokace brání pouze výběru faktur do příkazu, nikoliv skutečnému zadání úhrady na fakturu. Faktura tedy může být uhrazena a vyřazena do archivu i zablokovaná.

Závazky z agendy účetnictví

Menu obsahuje několik voleb, které se týkají faktur zatím ne zcela uhrazených nebo již vystavených příkazů.

Zablokování

Jednotlivé faktury nebo celé skupiny závazků lze „zablokovat“ proti výběru do příkazu – bude dočasně zakázáno takové faktury hradit. „Dočasně“ znamená „až do doby než“ budou individuálně nebo opět hromadným výběrem uvolněny k placení. Tato blokace brání pouze výběru faktur do příkazu, nikoliv skutečnému zadání úhrady na fakturu. Faktura tedy může být uhrazena a vyřazena do archivu i zablokovat.

Ve vyjímečných situacích lze prohlásit jednotlivou fakturu (nebo všechny faktury vybraného příkazu) z již uzavřeného příkazu za nepřikázané a vrátit je tedy mezi faktury, které budou do příkazů podle platných kritérií znovu vybrány.

„ODPŘIKÁZÁNÍ“ lze provést jen u faktur, které jsou ještě v souboru závazků. U těchto faktur je snížena částka „UHRAZENO PŘÍKAZEM“ a upravena částka „ZBÝVÁ UHRADIT“.

Označení příkazu …

Označení faktury …

Modifikace souboru závazků

Závazky z agendy mzdy – PER5

3. ZPRACOVÁNÍ VÝPISU

3.1. Převzetí dat výpisu ……………

3.2. Tisky ze souboru výpisu ………

3.3. Hromadné uplatnění položek ……

3.4. Individuální uplatnění ……………..

3.5. Hromadné zúčtování mezd ……………..

3.6. Rušení (archivace) výpisů ……………..

3.7. Archiv výpisů …………………………

4. ROČNÍ UZÁVĚRKA

……………………

5. ČÍSELNÍKY

5.1. Vlastní bankovní účty

Každý bankovní účet má jedinečné interní číslo, vlastní číslo účtu může být u dvou různých bank stejné.

Je–li u vlastního bankovního účtu údaj BYL (Separovat soubory při exportu) nastaven na hodnotu 1, způsobí u exportu do ABO formátu rozdělení obvykle jediného výstupního souboru KPC na tolik souborů formátu KPC, kolik odpovídá požadavku, že žádný soubor neobsahuje více položek příkazu než udává hodnota PRAD.

5.2. Sumarizační účty

Aktualizace tabulky

Tisk přehledu BÚ

5.3. Periodické platby

Aktualizace tabulky

(od)blokování

5.4. Servisní akce

Aktualizace tabulky

6. ZAVEDENÍ AGENDY

Zavedení pro úhrady z mezd PERW

Pro každého klienta mezd PERW, z něhož chceme posílat příkazy, je třeba založit klienta v BANW, ve vašem případě ve variantě 121 000.(jen pro mzdy, telebanking pro příkazy)

Klienta BANW je třeba připojit na data jeho mzdové agendy při prvním spuštění nebo v části SERVIS, PARAMETRY

Pro klienta AAA je to obvykle nastavení na hodnotu ..\KL-AAA\DT-PERW\

V každém takovém klientovi je třeba v části ČÍSELNÍKY, VLASTNÍ BANKOVNÍ ÚČTY, založit tolik účtů, kolik jich pro hrazení mezd bude používat. Nastavení, příklad pro KB, přenos ve formátu ABO:

Pro každý účet je třeba zřídit předávací složku (mimo program, prostředky OS systému nebo souborovým manažerem), do které bude ukládat exportní soubory příkazů a ze které si je bude bankovní software (TELEBANKING) načítat. Lze doporučit třeba strukturu (viz příklad)

Pro volbu formátu je nutné vědět, jaký formát podporuje navazující TELEBANKING příslušné banky, tam kde to lze, doporučujeme formát ABO,

Program BANW podporuje formáty: ABO, MULTICASH, GEMINI, CITIBANK, NETBANKING (Živnobanka), jeden z nich by měl vyhovět všem běžným typům telebankingových programů užívaných hlavními bankami.

U všech účtů je třeba prověřit, jestli se exportní soubor příkazu skutečně vytváří v nastavené složce (třeba exportem fiktivního ručně zadaného příkazu, který bude následně smazán)

Na straně navazujícího telebankingového softwaru instalovaného bankou je třeba nastavit vstupní adresář pro import souborů příkazů. To se v každém z těchto softwarů provádí jinak a na jiném místě programu a je to věc znalosti jejich obsluhy, stejně jako pak běžná manipulace při načítání souboru příkazu a jeho odesílání. To už přesahuje rámec softwaru WINROY a případné potíže je třeba řešit s pracovníky bank.